Zijn financiële inzichten key in jullie reisorganisatie?

5 Tips voor een beter financieel inzicht

Je herkent het vast; je richt je financiële processen eenmalig in zodat alles goed staat en vervolgens kijk je niet meer naar verbeteringen. Toch zien wij genoeg kansen om financiële processen te verbeteren en nemen je dan ook graag mee in onderstaande tips.

Tip 1: Heb inzicht in de verwachte marge

Bij het calculeren van de reis is het van belang om te kijken naar de verwachte marge. Zorg voorafgaand voor een goed inzicht in de verwachte marge en wat is uiteindelijk het resultaat.

Maak verschillende staffels op basis van verschillende boeking aantallen. Bij groepsreizen ben je afhankelijk van de verwachte bezetting en de daadwerkelijke bezetting per reis. 

Uiteraard is het ook goed om tussentijdse calculaties te maken, op basis van de reeds geboekte aantallen. Hierdoor hou je goed inzicht in de te verwachte marge van een reis. Wellicht is het vervolgens interessant op basis van de marge om reizen samen te voegen of juist een actie in te zetten om nog 4 extra reizigers op die reis te krijgen, waardoor de overall marge beter is.

Tip 2: Voorkom onnodige handelingen in het administratieve proces

Zorg voor inzicht in het administratieve proces en teken eens alle stappen uit die betrekking hebben op de financiële stappen die gedaan worden na een boeking. 

Denk hierbij aan het moment van de aanbetaling tot en met de volledige betaling van de reis. Zijn er nu stappen die handmatig worden verwerkt, terwijl je deze ook kunt automatiseren? Denk hierbij aan de signaalfuncties. Houdt een medewerker nu aparte lijstjes bij met kans op fouten, terwijl je het systeem ook voor je kunt laten werken? 

Maak je al gebruik van automatische herinneringsmails naar klanten als het gaat over de aanbetaling? Hoe ga je om met BTW-regelingen?

Tip 3: Richt de processen en rapportages zo simpel mogelijk in

Met regelmaat zien wij in de praktijk dat zowel processen als ook de rapportages omslachtig worden ingericht. Wij zien dat hier efficiency valt te behalen, waardoor je een beter inzicht hebt in je cijfers en dat je ziet waar winst valt te behalen.

Er zit veel data in het financiële pakket dat wordt gebruikt, zoals bijvoorbeeld een Exact Online en deze dient nauw aan te sluiten op de data die bijvoorbeeld uit het CRM-pakket komt. 

Ook dien je goed te kijken welk pakket je voor wat gaat gebruiken. Importeer je gegevens uit je financiële pakket naar je CRM-pakket of kies je er juist voor om data uit je CRM-pakket te exporteren naar je financiële pakket en welke voordelen brengen deze keuzes met zich mee.

Tip 4: Zorg voor een duidelijke werkwijze tussen de payment service providers en gewone betalingen

Enerzijds komen de boekingen via diverse kanalen binnen en anderzijds heb je verschillende betaalstromen die gestroomlijnd dienen te worden. Betalingen worden gedaan via de payment service providers, zoals bijvoorbeeld iDEAL of via bankoverschrijvingen of creditcard betalingen of betalingen per mobiele telefoon.

Zorg voor een duidelijke werkwijze tussen deze verschillende betaalstromen en zorg voor de juiste koppelingen achter de schermen, waardoor er maximale efficiency wordt behaald.

Tip 5: Zorg voor een goede accountant

Omdat er met regelmaat wijzigingen plaatsvinden met betrekking tot regelingen in de reisbranche is het raadzaam om een accountant te hebben, die gespecialiseerd is in de reisbranche. 

Zorg dat deze accountant vooral kijkt naar kansen die je nu laat liggen, omdat deze kennis niet in jullie reisorganisatie aanwezig is.

Wil je op de hoogte gehouden worden van meer tips? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief: Klik hier