Werken met een centrale werklijst
Datum: 28 april 2022
Een voordeel van het werken met een backoffice systeem, is dat je overzicht behoudt van alle lopende activiteiten in het bedrijf. Dit geldt ook zeker voor de software die 1TIS levert.
In onze software zitten verschillende tools die zorgen voor inzicht, efficiency en gemak.
Eén van de tools is de werklijst, welke we graag verder toelichten middels een klantcase van onze klant NRV.
De uitdaging waar NRV voor stond was om de workload in de gehele organisatie zien te managen. Omdat NRV uit verschillende afdelingen bestaat, zoals de verkoopafdeling, de productafdeling, klachtenafhandeling, afdeling finance, was het een grote uitdaging om alle informatie die een bedrijf binnenkomt én uitgaat, goed zien te managen. Diverse activiteiten en acties worden over verschillende afdelingen verspreid en hoe hou je hier de gewenste controle over én wat is de workload per afdeling.
De perfecte oplossing hiervoor was het in gaan zetten van een centrale werklijst.
Het voordeel van de werklijst is dat NRV bedrijfsbreed overzicht kreeg van de workload per afdeling én ook gecentraliseerd inzichtelijk kreeg, welke e-mails er bijvoorbeeld allemaal behandeld moesten worden. Hierdoor ontstond er direct een compleet overzicht voor de gehele organisatie.
Acties werden beter geagendeerd, het onderling toewijzen van taken en acties aan andere afdelingen gebeurt centraal vanuit de werklijst. Er is één omgeving waar alles staat en waar iedereen binnen het bedrijf vanuit werkt. Geen eigen to-do-lijstjes meer, of acties die via de e-mail met elkaar worden gedeeld.
Uiteraard bleven er binnen NRV ook handmatige taken over, die nog uitgevoerd dienen te worden. Maar deze handmatige taken werden ingepland of er werden automatisch signaleringen aan gekoppeld.
Een aantal voorbeelden van handmatige activiteiten zijn bijvoorbeeld, dat er offertes nagebeld moeten worden of terugbelacties van klanten behandeld moeten worden.
Of bijvoorbeeld het versturen van de kamerlijsten naar hoteliers, het beoordelen van de groepsgrootte van een groepsreis, of yield-acties na het bereiken van een bepaald aantal reizigers voor een reis. Maar ook het controleren van de reisbescheiden kan een taak zijn die op de werklijst belandt, of het versturen van betalingsherinneringen door de afdeling finance.
Het mooie van werklijsten is dat alle acties gekoppeld zijn aan de juiste klant, de betreffende boeking en de reisdatum. Hiermee is alle informatie die je nodig hebt om de actie uit te kunnen voeren dan ook direct voor handen, ongeacht op welke afdeling je werkt. Iedereen heeft inzage in dezelfde bak met informatie.
Het resultaat dat het NRV heeft opgeleverd om te werken met een centrale werklijst, is dat het meer overzicht heeft gebracht. Veel meer duidelijkheid geeft over de werkdruk en alle lopende activiteiten. Alle afdelingen zijn efficiënter geworden én uiteindelijk kun je de productiviteit binnen afdelingen ook beter meten.
Wil jij ook efficiënter werken en wil je meer informatie? Vraag dan nu een demo aan: Klik hier
